Gestionar tu correo corporativo en Gmail es en muchos casos la mejor opción para profesionales y emprendedores independientes.

En este artículo te voy a hablar de las ventajas de utilizar este sistema y te voy a explicar cómo configurar tu cuenta de Gmail para que reciba y envíe tu correos como si fuera tu dirección corporativa.

Este artículo forma parte de la guía: Cómo crear cuentas de correo corporativo

Las opciones habituales para gestionar el correo corporativo

Las opciones que se adoptan habitualmente para gestionar el correo corporativo son principalmente dos:

  • El webmail de la propia cuenta de hosting.
  • Clientes de correo electrónico. Programas de PC o aplicaciones móviles que configuramos para que se conecten a nuestra cuenta de hosting y obtengan los mensajes nuevos con determinada frecuencia de tiempo. Outlook es el más conocido de estos clientes de correo electrónico por formar parte del paquete de office.

Analicemos brevemente ventajas y desventajas de cada una.

Webmail de la cuenta de hosting

El webmail de tu cuenta de hosting es la manera más sencilla de administrar tu nueva dirección de correo corporativo. Lo único que debes hacer es ingresar al mismo con la contraseña de tu cuenta y listo. No necesitas hacer ninguna configuración adicional. Sin embargo ésto tiene dos desventajas no poco importantes:

  • Capacidad limitada: En general los servicios de hosting que están al alcance de un profesional o emprendedor independiente no ofrecen almacenamiento ilimitado. Podrás contar con 5 Gb por ejemplo, lo cual es bastante pero si recibes un alto volumen de mensajes con archivos adjuntos es posible que te resulte poco.
  • Interfaz y herramientas básicas: Los sistemas de webmail que ofrecen algunos hostings son muy buenos pero en general se quedan cortas en muchos aspectos. Tienen lo básico e indispensable para gestionar el correo pero, en el uso profesional quizás requieras de mayores prestaciones.

Clientes de correo electrónico

Para salvar las limitaciones recién mencionadas existen los llamados Clientes de correo electrónico.

Los clientes de correo, como Outlook, Thunderbird y demás, son los preferidos por las empresas. Se trata de un programa que se instala en tu PC y se conecta a la cuenta de correo corporativo para extraer los mensajes que vayan llegando, y también para enviar.

También tu smartphone y tu tablet traen de fábrica un cliente de correo que puedes configurar para gestionar tus mensajes desde ahí.

Estos programas tienen la ventaja de contar con herramientas de gestión más avanzadas que las del webmail de tu hosting, permitiéndote crear filtros para clasificar los mensajes ni bien ingresan y plantillas para responder más rápido a consultas comunes, entre otras cosas.

Además, como mueven los mensajes desde el servidor al propio equipo, se elimina la limitación en la capacidad de almacenamiento. Podrás recibir y guardar todos los mensajes que quieras, incluso con adjuntos enormes.

Veamos ahora cuáles son las desventajas:

  • Acceso desde un único equipo: al estar instalados en una PC solo se puede acceder al email desde esa ubicación.
  • Podrías perder los mensajes: si tu computadora tuviera un problema se podrían perder todos los mensajes almacenados.

No quiero decir con ésto que este tipo de sistemas sean malos. Para empresas o profesionales que traban en una oficina son una excelente opción. Pero si te gusta tener acceso al correo desde cualquier ubicación vas a estar un poco limitado.

Gestionar el correo corporativo en Gmail

Gmail es el servicio de email que, a mi criterio, ofrece las mejores herramientas para gestionar el correo electrónico de manera profesional. Por eso es que te recomiendo dentro de las posibilidades de tu empresa gestionar tu correo corporativo en Gmail.

Logo de Gmail

Además Gmail puede actuar como cliente de correo de tus cuentas corporativas, como si fuera Outlook o tu smartphone.

Solo es necesario efectuar algunos ajustes muy sencillos en la configuración de Gmail para que éste comience a obtener los mensajes que vayan llegando a tu cuenta profesional, y para que pueda enviar en su nombre.

Cabe aclarar que para hacer lo que vamos a explicar ahora primero debes tener una dirección de correo corporativo activa en una cuenta de hosting.

Puedes ver cómo crear una aquí: Cómo crear cuentas de correo corporativo

7 Razones para gestionar tu correo corporativo en Gmail

Veamos ahora las principales ventajas de gestionar tu correo corporativo en Gmail.

  • Gratis: abrir una cuenta en Gmail es totalmente gratis y el servicio para configurar cuentas externas también lo es.
  • Acceso desde cualquier equipo: si gestionas tu correo corporativo en Gmail, al tratarse de un webmail, es posible acceder a tus mensajes desde cualquier equipo con conexión a internet.
  • Gran capacidad: al día de hoy Gmail está ofreciendo 15 Gb de almacenamiento lo cual supera ampliamente los requerimientos que puedes tener como profesional independiente.
  • Emails siempre disponibles: como los mensajes se alojan en los servidores de Google y no en un equipo local, no hay ningún problema si se rompe tu PC. Simplemente vas a cualquier otro equipo con conexión a internet y accedes como siempre.
  • Hasta 5 cuentas corporativas: es la cantidad que admite cada cuenta gratuita de Gmail, muy bueno si tienes varias cuentas corporativas.
  • Todo en un solo lugar: si ya trabajabas con una cuenta de Gmail seguramente habrá clientes que te van a seguir escribiendo por un tiempo a la vieja dirección, de esta forma tienes en el mismo lugar los mensajes de ambas cuentas (la gratuita y la corporativa) bien diferenciadas por etiquetas. No necesitas acordarte de revisar dos cuentas por separado.
  • Excelentes prestaciones y herramientas: desde que existe el email tuve cuentas en casi todos los servicios gratuitos más populares y no me quedan dudas de que Gmail es el que más fácil y práctico me hace las cosas.

¿Para quién es esta solución?

Si bien las ventajas son muchas, gestionar el correo corporativo en Gmail no es válido para cualquier situación. Esta opción te sirve si eres:

  • Profesional independiente que gestionas tu mismo una o varias cuentas corporativas. Por ejemplo: [email protected] y [email protected], etc.
  • Profesional independiente que desarrolla 2 o más actividades y dispone de direcciones con diferentes dominios para cada una de estas actividades. Por ejemplo: [email protected] y [email protected]
  • Estudio profesional con pocos integrantes donde todos tienen acceso al correo de todos, para atenderlos en caso de ausencia de algún miembro. Por ejemplo: [email protected], [email protected], [email protected], etc.
  • Profesionales asociados donde cada uno gestiona su cuenta corporativa desde su casilla personal. Ejemplo: idem anterior.

Qué herramientas te ofrece Gmail para gestionar tu correo

Veamos las principales herramientas que tenemos disponibles al gestionar las direcciones de correo corporativo en Gmail.

Etiquetas para tus emails

Las etiquetas son una forma muy práctica de clasificar los mensajes, mucho mejor que guardarlos en carpetas. ¿Por qué?

Porque a un mismo mensaje se le puede poner más de una etiqueta, si fuera necesario, por ejemplo puedes clasificar los mensajes por su temática y a la vez por la importancia o la urgencia del asunto.

Además las carpetas tienen el problema de que, si usas filtrado automático, te obliga a entrar a cada carpeta para ver si hay mensajes nuevos. En cambio los emails con etiquetas están siempre en Recibidos permitiendo filtrar por etiqueta solo cuando lo necesites.

Puedes asignar colores a cada etiqueta para diferenciar rápidamente los distintos mensajes. Lo usual es asignarle una etiqueta a los mensajes provenientes de tu cuenta corporativa, de esta forma los diferencias rápidamente de los que fueron enviados a la dirección [email protected].

Paralelamente puedes etiquetar estos mismos mensajes por clientes, tareas, persona encargada de atenderlo, etc. No hay límite con las etiquetas.

Y muy de la mano de las etiquetas vienen los filtros.

Filtros de correo electrónico

Cuando gestionas tu correo corporativo en Gmail los filtros te permiten indicarle a Gmail qué tiene que hacer cuando llega un determinado mensaje.

Por ejemplo puedes configurar un filtro para que a todos los mensajes de un determinado remitente se les asigne automáticamente cierta etiqueta. De esta forma ahorras tiempo en tener que hacerlo manualmente y, si sabes jugar con los colores de las etiquetas, te sirve para identificar rápidamente los mensajes más importantes de los que pueden esperar.

Otro uso muy útil de los filtros es el de Archivar automáticamente ciertos mensajes que no te interesa ver en recibidos pero que tampoco quieres dejar de tener, como podría ser determinados boletines o notificaciones no urgentes.

Archivo

Esta es otra de las características que diferencia a Gmail de los demás servicios de email, la posibilidad de archivar los mensajes que ya fueron atendidos para que no sigan molestando en Recibidos.

Si gestionas tu correo corporativo en Gmail, cuando un nuevo mensaje llega el mismo es colocado automáticamente en Recibidos. Una vez que el asunto fue atendido y resuelto ya no tiene sentido que ese mensaje siga estando ahí, pero tampoco queremos borrarlo porque nos puede servir en el futuro.

La solución es tan simple como hacer clic en Archivar y el email se oculta de Recibidos. Si más adelante queremos buscarlo podemos pedir de ver Todos o bien mirar la etiqueta correspondiente.

Buscador de emails

Quién no se volvió loco buscando tal o cuál email que ni recordabas cuándo te lo mandaron.

El mejor buscador del mundo no podía ser menos para su propio servicio de email. Con el buscador de Gmail es muy fácil encontrar viejos mensajes por ser muy sencillo de usar, y además ofrece opciones de búsqueda avanzada que te ayudan a encontrar hasta esos emails más escurridizos.

Pestañas de recibidos

¿Te gustaría tener bien separados los mensajes importantes de esas promociones que no quieres dejar de recibir, o los emails que te mandan Facebook y Twitter todos los días?

Hace unos años Gmail incorporó la posibilidad de utilizar pestañas en Recibidos. Esto significa que, en vez de tener una sola pantalla de Recibidos, podemos tener hasta cinco. Esto combinado con los filtros nos simplifica enormemente la tarea de gestionar el email.

Puedes habilitar las siguientes pestañas:

  • Principal: para los mensajes más importantes o personales.
  • Social: para los mensajes que te envían las redes sociales.
  • Promociones: para los emails de publicidad que te envían las marcas donde alguna vez compraste, nada urgentes pero a veces alguna oferta puede serte útil.
  • Notificaciones: para avisos, alertas y notificaciones.
  • Foros: para recibir tus suscripciones a blogs, foros, etc.

Vista de conversación

Ahora muchos lo utilizan pero Gmail fue el primero, yo diría que fue quien inventó la vista de conversación. La vista de conversación lo que hace es agrupar todos los mensajes que tienen el mismo asunto, o que son respuestas o reenvíos.

De esta forma se reduce muchísimo la cantidad de elementos en Recibidos, lo que agiliza la tarea de atender y responder el email. Además permite abrir una conversación y ver agrupados todos los mensajes y respuestas que corresponden a este tema.

Si bien en un principio la vista de conversación era la única forma de utilizar Gmail, actualmente permite deshabilitarla y ver todos los mensajes por separado.

Firmas de correo electrónico

Un detalle, si desde tu cuenta de Gmail puedes administrar varias cuentas externas de correo corporativo también vas a tener la posibilidad configurar una firma particular para cada una de ellas.

Según la cuenta que selecciones al enviar un mensajes se cargará automáticamente la firma que corresponda.

Plantillas de emails

Gmail también tiene una herramienta que te permite crear plantillas de email para utilizarlas luego en una respuesta o en cualquier envío.

Las plantillas te permiten ahorrar tiempo y no agobiarte teniendo que escribir cientos de veces la misma respuesta o el mismo correo.

Te basta con tener pre-redactado un correo y en el momento de enviarlo completar solo los espacios personalizables.

Configurar tu cuenta de correo corporativo en Gmail

Vamos a ver ahora cómo configurar Gmail para que obtenga los mensajes de tu cuenta de correo corporativo. Si no tienes una cuenta gratuita de Gmail puedes abrir una aquí.

Video-tutorial para gestionar tu correo corporativo desde Gmail

1 . Configurar la Recepción de Mensajes

El primer paso será agregar la dirección de tu dominio a Gmail y con ésto quedará activa la recepción de los mensajes:

Dentro de tu cuenta de Gmail buscas el botón de la rueda dentada y vas a Configuración.

Configurar Correo Corporativo en Gmail Paso 01

 

Debes dirigirte a la pestaña Cuentas e importación y allí vas a ver dos secciones que nos interesan:

  1. Enviar cómo: desde acá se configura el correo saliente de tu cuenta de correo corporativo.
  2. Comprobar el correo de otras cuentas: desde acá configuramos la recepción de los correos de la cuenta de correo de tu dominio.

Configurar Correo Corporativo en Gmail Paso 02

 

Vamos a ir primero a Comprobar el correo de otras cuentas (la segunda), haces clic en Añadir una cuenta de correo y se abre una nueva ventana para completar con la dirección de correo corporativo que quieres añadir.

Configurar Correo Corporativo en Gmail Paso 03

Luego de hacer clic en Siguiente pasamos a otra ventana donde debes elegir la opción Importar correos electrónicos de mi cuenta (POP3).

Configurar Correo Corporativo en Gmail Paso 04

Y haciendo clic otra vez en Siguiente pasamos a una nueva página en la que hay que completar ciertos datos:

Configurar Correo Corporativo en Gmail Paso 05

  • Nombre de usuario: es la dirección completa, como puedes ver en el ejemplo.
  • Contraseña: es la contraseña que ya tiene asignada la cuenta de correo de tu dominio que quieres configurar.
  • Servidor POP: este dato te lo debe indicar tu proveedor de hosting junto con el puerto.
  • Puerto: 110 suele funcionar para conexiones no seguras pero mejor utiliza el que te indique tu proveedor de hosting.
  • Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor: no marques esta casilla porque si lo haces en algún momento se saturaría la cuenta de hosting y comenzarías a tener problemas.
  • Utilizar una conexión segura SSL: esta opción sería lo recomendable pero depende de tu proveedor de hosting que funcione o no. Hoy en día cualquier proveedor de hosting bueno te da la posibilidad de acceder de forma segura.
  • Etiquetar los mensajes entrantes: esta opción es muy útil ya que te permite clasificar con una etiqueta de Gmail todos los correos que llegan desde la cuenta de tu dominio. Y si vas a gestionar 2 o 3 cuentas de correo corporativo en la misma casilla de Gmail esta opción te será más que útil para cuando necesites buscar algún correo.
  • Archivar los mensajes entrantes: es muy raro que necesites marcar esta casilla. Si lo haces todos los emails de la cuenta de correo corporativo se archivarán automáticamente al ingresar en Gmail, omitiendo Recibidos.
    Puede servirte en el caso de alguna cuenta que solo recibe ciertas notificaciones que no requieren supervisión pero que te es útil tener en archivo para consultas futuras.

Con ésto ya queda configurado el acceso a tu correo corporativo desde Gmail. Puedes comprobar si funciona correctamente enviándote un email desde otra dirección que tengas. No desde la misma cuenta de Gmail que estás utilizando sino de cualquier otra.

En caso de que, al completar todos éstos datos, Gmail te devolviera algún error de conexión con el servidor, ponte en contacto con el soporte técnico de tu proveedor de hosting para que te ayuden a resolverlo. Ya que seguro se debe a que está mal alguno de los valores que estás ingresando.

2 . Configurar el Envío de Mensajes

Ahora vamos a configurar el envío de mensajes salientes desde tu correo corporativo en Gmail.

Volvemos a Configuración -> Cuentas e importación, pero ahora vamos a la parte de Enviar mensaje como y hacemos clic en Añadir otra dirección de correo tuya, se abre una ventana.

  • Nombre es el nombre de remitente que van a ver los destinatarios de tus mensajes junto al asunto de tus emails.
  • Es importante No tildar la opción Tratarlo como un alias.

Configurar Correo Corporativo Gmail 06

 

En la pantalla siguiente completamos los datos que nos pide:

  • Servidor SMTP se lo pedís a tu proveedor de hosting.
  • Nombre de usuario es la dirección de email completa, por ejemplo [email protected].

La siguiente imagen es la forma de configurarlo con Conexión no segura con puerto 25. Para configurar la conexión segura solicítale a tu proveedor de hosting los puertos y servidores correspondientes.

Configurar Correo Corporativo Gmail 07

 

Antes de activar el envío de mensajes Gmail te va a enviar un email de confirmación a tu cuenta corporativa. Tienes que hacer clic en un enlace dentro de ese email para activar el envío.

Cómo a estas alturas los mensajes nuevos de tu cuenta corporativa van a ser recibidos en Gmail vas a ver también dicho email de confirmación en los Recibidos de la misma cuenta. Si tarda en llegar puedes darle clic al botón Actualizar, que se encuentra arriba de los mensajes de Recibidos.

Nota: si tienes más de una cuenta corporativa deberías hacer esta configuración para cada una de ellas.

Cómo recibir mensajes

Para recibir los mensajes que te envíen no es necesario que hagas nada. Gmail se conectará cada cierta cantidad de minutos a tu cuenta de correo corporativo para consultar si hay mensajes nuevos y los descargará a Recibidos, etiquetándolos con la etiqueta que hayas indicado, para que puedas diferenciarlos del resto de los mails.

Debes tener en cuenta que si te envían un email a la cuenta de correo de tu dominio, éste no aparecerá inmediatamente en Recibidos sino cuando Gmail haga la consulta a tu hosting, unos minutos después.

Si quieres revisar “ya” los mensajes nuevos puedes utilizar el botón Actualizar, que se encuentra arriba de la lista de mensajes (el ícono es una flecha circular). Con este botón le pides a Gmail que revise “ahora” si hay mensajes nuevos.

Recibir Correo Corporativo en Gmail

 

Cómo enviar emails desde tu correo corporativo

Una vez que completas los pasos anteriores podrás enviar correos desde Gmail como si salieran de la dirección de correo de tu dominio.

Para ello, cuando haces clic en el botón Redactar, vas a ver que junto al campo Para hay también un campo De. Desde ahí puedes elegir con qué cuenta enviar el email.

Seleccionar Cuenta de Correo Corporativo Gmail

Configurar la cuenta predeterminada para enviar y para responder

Imagino que, a partir de ahora, la idea es utilizar siempre tu cuenta de correo corporativo, por eso es recomendable que configures la misma como la Cuenta predeterminada de Gmail. Así, cada vez que escribas un nuevo email, la tomará como remitente por defecto, y no tendrás que estar eligiéndola cada vez que vayas a enviar uno.

Para ésto tienes que acceder nuevamente a Configuración -> Cuentas e importación, buscar la dirección y marcarla como predeterminada.

Ahí mismo también puedes elegir si, al responder un mensaje, la respuesta se envía desde la cuenta predeterminada o desde la misma cuenta a la que fue enviado ese correo.

Firma de los emails

Si gestionas varias cuentas de correo corporativo en tu Gmail tienes la posibilidad de asignarle una firma diferente para cada una de ellas. Esto lo haces desde Configuración -> General, allí busca la sección Firma.

 

Cualquier duda que te hubiera quedado sobre cómo gestionar tu correo corporativo en Gmail te agradeceré utilizar los comentarios de este artículo para plantearla.

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