En la actualidad, uno de los medios de comunicación más importante es el correo, sin embargo, muchas personas se preguntan ¿Para qué sirve el correo electrónico en una empresa? Ya que, con tantos medios de comunicación, no se entiende por qué esta herramienta continúa siendo una de las más usadas por todas las empresas del mundo.

Por lo que a continuación te explicamos todo lo que necesitas saber con relación al correo electrónico y otras preguntas frecuentes.

Correo electrónico ¿Qué es?

El correo electrónico es un servicio especializado en la red, la cual facilita el envío y recepción de los mensajes. Esto mediante un sistema de comunicación básico, donde los protocolos principales incluyen IMAP, POP3 o SMTP.

Con los mensajes de correo electrónico se pueden enviar diferentes archivos, no solo texto, por lo tanto, se pueden transmitir música, fotos y documentos.

El sistema tiene un bajo coste y su eficacia es irrefutable, por lo que este sistema ha desplazado al correo tradicional. En la actualidad existen diferentes proveedores de este servicio en internet, como lo son los siguientes:

  • Gmail
  • Outlook
  • Yahoo
  • AOL

Cuyo servicio es completamente gratuito, sin embargo, es importante reconocer el hecho de que se puede adquirir un servidor u otro servicio pago con la compra de una infraestructura de un tercero.

Importancia del correo electrónico en una empresa

En el presente existen muchos beneficios importantes relacionados a obtener una cuenta de correo electrónico, es allí donde radica su importancia, ya que en el medio digital es necesario la comunicación y el contacto con las personas de una manera eficiente.

Este es el mejor método para compartir o expresar información con los integrantes de la compañía, incluso se logra un ahorro importante en los costes de la misma, debido a que las llamadas, los gastos en correo y faxes representan al año un gasto innecesario.

Esto debido a que, en promedio, un trabajador recibe más de 50 y 150 emails al día, por otra parte, esta misma persona envía alrededor de 30, por lo que la comunicación fluida en la empresa depende del correo electrónico.

Por el momento no existe una herramienta más completa que esta, por lo que las empresas no desean cambiar este medio de comunicación que es extremadamente importante.

Beneficios del correo electrónico

  • Eficacia y rapidez, este llega en buena forma al destinatario
  • No tiene coste alguno
  • La comunicación es fluida sin importar el origen del mensaje o la distancia
  • Solo se necesita del internet
  • Se tiene la opción para enviar el mismo correo a diferentes destinatarios. Además de archivos de sonido, imágenes, video y ejecutables.

¿Cómo redactar un correo para una empresa?

No existe una guía instructiva sobre como redactar un correo formal, debido a que cada persona u organización tiene por sí misma un vocabulario importante que manejar, al momento de redactar un correo, pero, en esta ocasión te enseñaremos diferentes tips necesarios para ello.

Usa un saludo y también una despedida

La mayoría de los textos incluyendo los más formales como las cartas, siempre inician con un saludo, es importante que se incluya el nombre de la persona, con esto el correo será personalizado y no será una respuesta automática. Luego de ello es importante agregar una pregunta común para romper el hielo, de esta forma se debe escribir un pequeño párrafo donde se hable específicamente sobre un tema.

Después de ello, se debe despedir cordialmente a la persona con diferentes acotaciones como: “Espero tu respuesta”.

Incluye tus datos de contacto

Después de la despedida, debes incluir tu nombre completo, es recomendable que se incluya una firma, de esta forma puedes añadir el nombre y el logo de la empresa a la que se representa, también tu puesto y el correo electrónico al igual que el teléfono.

Excelente ortografía

Cuando escribes un texto, siempre es importante la ortografía, ya que se representa una empresa, por lo que se debe siempre revisar el texto, incluyendo las mayúsculas donde corresponde, también los acentos y las minúsculas. Todo esto denota profesionalismo.

Emplea una redacción formal

Para redactar un correo electrónico empresarial siempre es importante escribir formalmente, también se debe utilizar un lenguaje que involucre confianza sin perder la elegancia.

No se debe escribir textos largos con palabras poco comunes, ya que ninguna persona tendrá el tiempo de leer e investigar, por lo que se debe distribuir todo el contenido en dos párrafos o tres como máximo.

Realiza un último chequeo

Antes de enviar un correo, es importante que realices una última revisión, de esta forma puedes evitar cualquier falta ortográfica, puedes revisarlo con ayuda del Microsoft Word y con ello bastará.

Control correo electrónico trabajador por empresa

Es importante destacar que esto tiene una restricción importante debido al respeto y dignidad de cada trabajador, por lo tanto, sus derechos básicos o fundamentales son importantes.

El control por parte de una compañía se limita únicamente a los medios técnicos que coloca a disposición del trabajador, donde el correo electrónico tiene un límite impuesto por los derechos a la intimidad personal al igual que al derecho del secreto en las comunicaciones.

Ejemplo de correo de presentación empresarial

A continuación, presentamos un ejemplo de un modelo de correo de presentación, para que puedas visualizar la estructura y de esta forma realizar una similar.

Modelo de correo de presentación:

Estimado Sr. (Puesto del destinatario):

A través de este mensaje, deseo saludarlo cordialmente, con ello me presento para informarle sobre los servicios que nuestra empresa “nombre de la empresa” desde hace “tiempo de la empresa”.

Como entidad especializada en la comercialización y producción de (producto) con la mejor calidad que se ofrece en el mercado actual del país, deseamos exponer ante usted nuestros servicios, con una garantía importante de los mismos.

Esto debido a que cada mes se realiza una capacitación y siempre hemos buscado la modernización, esto con relación a la última tecnología innovadora del mercado, por lo que le aseguramos cumplir con sus expectativas.

De esta forma lo esperaremos en nuestros horarios de oficina para explicarles con claridad la idea de nuestros productos y servicios.

Le ofrecemos una invitación para que conozca las instalaciones de la entidad el día en el cual disponga de tiempo, sin nada más que añadir, me despedido de usted, le agradezco por su atención.

Saludos.

De esta forma concluye todo lo relacionado a para qué sirve el correo electrónico en una empresa. Con las preguntas frecuentes más importantes del momento.