¿Te bloquearon alguna vez por enviar emails masivos a mucha gente? Si la respuesta es sí, acá está tu solución. Si es no, mejor presta atención para que no te pase.

Ojo que no estoy hablando de hacer spam. El email marketing bien hecho es uno de los pilares del marketing online así que, si quieres atraer clientes a través de internet, te recomiendo que le empieces a dar importancia.

☀ Tu lista de contactos, el mayor activo que puedes tener

Cómo mandar emails masivos

Pero cuando hace falta enviar un email a un gran número de personas, ya sea para avisar de un evento o una promoción, o para distribuir un boletín de novedades, lo que hacen muchos es poner todas las direcciones en copia oculta y enviar un email como si fuera cualquier otro desde el propio webmail o cliente de correo.

☀ Te recomiendo: Cómo mandar mails masivos

Hacerlo de la forma que decía antes puede ocasionarte algunos problemas no menores:

  • Si tienes una cuenta gratuita de Gmail, Outlook.com o Yahoo y hacés ésto es muy probable que, superado cierto número de contactos, te bloqueen el servicio de forma temporal o permanente por considerarte un posible spammer.
  • Si en cambio tienes una cuenta de email profesional con tu dominio lo más probable es que el servicio de hosting, a través del cual se envían tus mensajes, tenga un límite de envíos por hora y superado el mismo bloquee tu cuenta automáticamente por seguridad.
  • Lo mismo sucede cuando se utilizan ciertos plugins de WordPress para gestionar listas de correo, si la cuenta de hosting no es apta para esa finalidad.

Este límite lo ponen principalmente para proteger la IP del servidor, ya que si la misma es puesta en una lista de Spam afectaría a los envíos desde todos los dominios alojados en ese servidor. Y también para protegerse de hackers que atacan sitios web con la finalidad de enviar spam utilizando tu cuenta de hosting.

Realmente no tiene sentido hacerlo así y exponerte a estos bloqueos cuando existen herramientas especialmente diseñadas para enviar emails masivos, que además te hacen la tarea mucho más sencilla, ofrecen planes gratuitos, y ofrecen estadísticas de apertura y clics.

En este artículo voy a hablar de las principales herramientas disponibles y te voy a enseñar a usar las que yo utilizo.

Aplicaciones para enviar emails masivos

Existen muchas aplicaciones que te permiten gestionar tu lista de contactos, tus boletines y promociones. Los líderes de este mercado podríamos decir que son Mailchimp y AWeber. Estos dos son los más utilizados pero también son muy famosos GetResponse e Infusionsoft, entre muchas otras.

Últimamente se esta imponiendo ActiveCampaign y, en el mundo hispano MailRelay, principalmente por ser en español y ofrecer más cantidad de contactos gratis.

Te invito a buscarlas en Google y visitar los sitios web de cada una, e incluso a probarlas para que veas cuál te gusta más.

Si no quieres perder tiempo probando voy a mostrarte las dos que utilizo actualmente y que te recomiendo si estás empezando un blog, o a incursionar en el email marketing: MailRelay y Mailchimp.

Envía tus emails masivos con MailRelay

MailRelay ofrece un plan gratuito con el que puedes enviar 75.000 emails masivos al mes a una lista de hasta 15.000 contactos. Ésto es genial para alguien que recién se inicia en el email marketing ya que esa cantidad de suscriptores no se alcanza rápidamente.

Otra ventaja de MailRelay respecto de Mailchimp y otros software para envío de emails es que su interfaz está totalmente en español, y además ofrece soporte por correo y por chat, incluso en el plan gratuito.

Cómo desventaja puedo decir que su interfaz no es tan intuitiva y que le falta bastante de cara a la usabilidad comparado con Mailchimp. Pero es cuestión de acostumbrarse.

Creando tu nueva lista de contactos en MailRelay

Una vez que actives tu cuenta en MailRelay vas a acceder a un panel como el siguiente. En el menú lateral están todas las herramientas de la aplicación y en la parte superior hay unos botones con atajos para las principales funciones.

Para crear tu lista de contactos debes ir a Importar.

MailRelay nos ofrece cuatro forma diferentes de importar contactos. La que te recomiendo es Subir archivo ya que vas a poder cargar directamente un archivo CSV que hayas extraído de Outlook o de un Excel donde almacenes tu datos.

También es posible importar directamente desde Mailchimp, en caso de que ya tengas una lista en esa herramienta de email marketing.

Una vez que haya importado tu lista de contactos debes ir a la opción Suscriptores > Activos para verla.

Enviando tu primera campaña con MailRelay

Crear tu primer envío de emails con MailRelay es muy sencillo. Lo primero es ir a la opción Boletines > Listado de boletines. Y luego haces clic en el botón Crear que vas a ver la barra de herramientas.

Inmediatamente se abre un formulario en el que debes escribir un Asunto para el email (luego lo puedes cambiar) y elegir desde qué cuenta enviarlo y a qué Grupos está dirigido (en el caso de que hayas clasificado tu lista en varios grupos).

Y cuando hagas clic en Continuar se abrirá un editor para que puedas redactar tu email.

Después de redactar y dar formato al email estarás en condiciones de enviarlo. Para ésto, luego de guardar el boletín, serás dirigido al listado de boletines.

A la derecha de cada boletín hay un botón Enviar que te permite configurar la forma de envío que prefieras.

Hay tres formas de enviar un boletín con MailRelay:

  • Enviar prueba de boletín: sirve para enviar una prueba a una dirección de email tuya para ver cómo queda el boletín.
  • Enviar ahora a los suscriptores: es el envío normal. El boletín se envía en el momento a todos los suscriptores.
  • Programar envío automático: te permite programar el envío para una fecha y hora determinada.

Luego de elegir la forma de envío según el caso, debes seleccionar también el grupo de suscriptores al que está dirigido.

Listo. Solo te queda hacer clic en Enviar y… ¡Magia! Tu boletín será entregado sin problemas a todos los contactos de tu lista.

Envía tus emails masivos con Mailchimp

Enviar emails masivos con MailChimpMailchimp te ofrece el plan gratuito Forever Free que te permite tener hasta 2.000 contactos. Para alguien que recién empieza es más que suficiente. Si superas esa cantidad de suscriptores y estás haciendo bien las cosas no vas a tener problemas en pagar la cuota del plan que le sigue, porque también te va a estar ayudando a darte a conocer y vender tus servicios.

Si bien toda la interfaz de Mailchimp está en inglés es tan intuitiva que te va a resultar muy fácil aprender a utilizarlo.

Una vez que te registras en Mailchimp accedes al panel de tu cuenta que tiene el siguiente aspecto. Puedes ver que, por un lado, te indica la cantidad máxima de suscriptores del plan gratuito (2.000) y los que tengas en cada momento. Y también te muestra la cantidad máxima de envíos al mes (12.000) y los que lleves hechos a cada instante.

A su vez en la parte superior vas a tener un menú donde los principales botones son Campaigns y Lists. Campaigns o Campañas son los mensajes que vas enviando y Lists o Listas es para gestionar tus diferentes listas de contactos.

 

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Si por ejemplo vamos a Campaigns, en tu caso no vas a tener nada porque todavía no enviaste ningún mensajes. Pero ni bien empieces a hacerlo van a ir apareciendo las respectivas campañas y sus informes.

Como puedes ver en la siguiente captura, de cada mensaje enviado o campaña te muestra:

  • A cuántas personas se le envió.
  • Cuántos lo abrieron (tasa de apertura).
  • Cuántos hicieron clic en los enlaces (tasa de clics).

Y además es posible acceder a un informe detallado con más información, como quiénes abrieron e hicieron clic en tu email, cuales rebotaron, quiénes se dieron de baja, etc.

 

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Como te puedes dar cuenta, es mucho más que un reemplazo de Outlook. No es lo mismo que enviar un simple email.

Cuando envías un boletín o promociones necesitas testear qué respuesta hay del otro lado, qué temas se leen más que otros, qué asuntos obtienen mayor apertura, etc.

Creando tu nueva lista de contactos en Mailchimp

Lo primero que tienes que hacer para empezar a usar Mailchimp es crear una nueva Lista e importar en ella tus contactos o direcciones de email. Para eso vamos a Lists.

Si te fijas en mi captura también te muestra las tasas de apertura y clics de cada una de las listas que tengas. Como vos todavía no vas a tener ninguna vas al botón Create List.

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A continuación te pide los datos básicos para crear una lista nueva:

  • Nombre de la lista: es un nombre interno para identificar la lista, pero es posible que tus contactos vean este nombre en el email de bienvenida o si quieren actualizar sus preferencias o darse de baja, por lo tanto pon un nombre que sea claro de cara al suscriptor.
  • Default “from” email: es la dirección de email del remitente predeterminada (tu dirección). Después, en cada mensaje, puedes cambiar esta dirección pero te piden una predeterminada para cada lista. Mailchimp te va a enviar un email para verificar que sos el propietario de esa dirección antes de que puedas usarla.
  • Default “from” name: es el nombre del remitente (tu nombre) que aparecerá junto al asunto del email en la bandeja de entrada de tus contactos. También puedes cambiarlo para cada mensaje en particular.
  • Recordatorio: si las personas reciben el email y no se acuerdan de vos, Mailchimp les ofrece ver un recordatorio de por qué están en esta lista. Es lo que tienes que escribir en ese cuadro.

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Importando contactos a tu lista

Una vez creada la lista vas a tener que importar los contactos, ya que en principio está vacía. Si la siguiente pantalla no te aparece automáticamente ve a Lists -> Manage suscribers. Y busca la leyenda Import suscribers.

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Ahora tienes que elegir un método de importación. Lo ideal es el archivo CSV. Esto te permite exportar previamente tus contactos de Outlook, de Gmail, Yahoo o el gestor de correo que utilices a un archivo CSV y ese mismo archivo lo importas en Mailchimp.

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En el paso siguiente buscás el archivo CSV que hayas guardado en tu equipo navegando por tus carpetas. Al hacer clic en NEXT Mailchimp carga el archivo y te muestra los datos obtenidos para que le indiques cómo usarlos.

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Por cada columna encontrada en el archivo CSV tienes que indicar a qué columna de Mailchimp corresponde. Te puedes ayudar con la muestra de datos que te ofrece debajo de cada una.

Lo único necesario que tienes que importar es la dirección de email. Buscá la columna que contenga las direcciones y seleccionar en Column name = Email Address y hacé clic en Save.  Si quieres también importa el Nombre y Apellido. Todas las demás columnas que tengas en el CSV las ignoras haciendo clic en Skip.

Una vez finalizado ésto haz clic en NEXT para completar la importación.

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En la pantalla siguiente fíjate que esté seleccionada la categoría Subscribed para que los nuevos contactos queden suscritos a la lista y puedan recibir los mensajes que envíes.

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Es posible que la importación demore unos minutos si tienes muchos contactos en el CSV. Mailchimp te va a enviar un email cuando haya finalizado.

También puedes probar de entrar nuevamente a Lists y mirar si ya se cargaron los contactos en tu lista. En general es cuestión de segundos.

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Creando tu primera campaña en Mailchimp

Ahora que ya tienes tu primera lista creada y con los contactos cargados puedes enviar tu primer email masivo. Para eso vas al botón Campaigns, el mismo lugar que te mostré antes, y abrís el desplegable del botón Create Campaign.

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Como puedes ver Mailchimp te ofrece diferentes tipos de campañas:

  • Regular campaign: la más común y que vamos a ver ahora.
  • Plain-text campaign: para enviar mensajes de texto plano sin formato.
  • A/B testing campaign: sirve para testear, por ejemplo podemos enviar un email con dos asuntos diferentes, o dos textos diferentes a cada mitad de la lista y ver cuál obtiene mayor tasa de apertura o de clics.
  • RSS campaign: permite configurar un email automático cada día o semana con los últimos artículos publicados. Mailchimp toma éstos artículos de la fuente RSS del blog.

En este caso vamos a enviar una Campaña Regular ya que son las más frecuentes. La creación de la campaña consiste en una serie de 5 pasos que hay que ir completando.

 

👉 El primer paso es indicar a Qué Lista vamos a enviar este email. Y si lo enviamos a Toda la lista o solo a un segmento de la misma.

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👉 El segundo paso son los Datos de la Campaña:

  • Name: es un nombre interno para identificarla en los informes. Lo ves solo vos.
  • Email subejct: es el Asunto del email.
  • From name: tu Nombre, de forma predeterminada se muestra el ingresado cuando creaste la lista.
  • From email address: tu Email, de forma predeterminada se muestra el ingresado cuando creaste la lista.

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👉 El tercer paso es Elegir una Plantilla de todos los modelos disponibles. No pierdas mucho tiempo con ésto, los mejores emails son los que menos formato tienen.

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👉El cuarto paso es crear el email propiamente dicho. Esta es una de las funciones más potentes que tiene Mailchimp y que no encontré en otros proveedores.

Crear un email es muy fácil. Se trata de ir arrastrando y ordenando elementos de texto, de imagen o iconos para ubicarlos en el orden deseado y completar cada uno. Al principio puede resultar complejo porque tiene muchas cosa, hay que ir probando sin miedo.

Vas a ver que esta sección está dividida en dos columnas, en la columna izquierda puedes acomodar los distintos módulos y ver cómo va quedando. En la derecha, en un principio están los módulos disponibles para arrastrar hacia la columna izquierda, pero cuando seleccionas algún módulo de la columna izquierda te aparecen acá todas las opciones para editarlo.

Es más difícil de explicar que hacerlo.

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También puedes acceder a una vista previa que te muestra cómo se va a ver el mensaje enviado.

Una vez que tengas listo el email puedes guardarlo como plantilla (template) para volver a utilizarlo en un futuro envío y no tener que hacer lo mismo cada vez.

 

Y ahora ya estás listo para enviar tu email a todos tus contactos. El quinto paso consiste en revisar que todo esté correcto. La Lista correcta, el Asunto correcto, el Remitente correcto… y enviar ahora o programar el envío para una fecha y hora determinadas.

Si haces clic en Send la campaña se envía en este preciso instante. Pero si te quedaste trabajando hasta tarde quizás no sea el horario más apropiado para que tus contactos reciban tu email.

Para eso está la opción Schedule que te permite indicar en qué día y a qué hora enviar. Es muy práctico porque lo programas y te olvidas del tema.

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Yo por ejemplo suelo enviar a las 8 de la mañana para llegar entre los primeros emails del día, y así la gente piensa: “ya está trabajando”. Pero en realidad lo dejo programado desde el día anterior. Y a las 8 puedes estar desayunando tranquilamente o dejando a los chicos en el colegio, sin preocuparte por ésto.

Una vez que hayas enviado o programado el envío puedes ir nuevamente a Campaigns, donde vas a ver que ya figura la nueva campaña y empieza a contabilizar las estadísticas a medida que tus contactos abren el email.

Si todavía no empezaste entra ahora a Mailchimp.

Consejos finales

Para evitar que te entusiasmes demasiado y empieces a hacer las cosas mal acá van algunos consejos respecto del email marketing:

La lista siempre es tuya

Tanto en Mailchimp, MailRelay o en cualquier proveedor serio de este tipo de servicios, la lista de emails siempre te pertenece. No solo los emails que hayas importado manualmente sino los que se suscribieron después. En todo momento puedes exportar tu lista y llevártela a otro proveedor.

Es una de las principales ventajas del email marketing con respecto a las redes sociales, donde tus contactos no son tuyos.

Si quieres tener éxito haz las cosas bien

Si envías publicidad o boletines a personas que no te conocen y que no se suscribieron voluntariamente a tu lista lo único que vas a conseguir es molestarlos, que te marquen como spam y nunca abran tus emails. Mantén una relación saludable con tu lista ofreciendo claramente la posibilidad de darse de baja y fomentando la suscripción voluntaria.

Aporta valor

No hagas únicamente publicidad de tus servicios. Recuerda que el objetivo de todo ésto es posicionarte como un referente en tu sector, no como el spammer de tu sector. Así que trata de aportar valor a tus suscriptores con contenido interesante para que tengan ganas de abrir tus mails.

 

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