Outlook es el más utilizado de los llamados clientes de correo, programas que permiten gestionar múltiples cuentas de correo electrónico desde tu PC.

Si acabas de crear direcciones de correo con dominio propio es posible que prefieras gestionarlas con herramientas algo más avanzadas, e incluso más prácticas, de las que te ofrece el propio webmail de tu cuenta de hosting.

¿Cómo funciona Outlook?

Primero que nada una aclaración importante: no hay que confundir Outlook con Outlook.com.

Outlook es un programa que viene incluido en el paquete de Office desde hace muchísimos años mientras que Outlook.com es un servicio online y gratuito para crear y gestionar direcciones de email (antes llamado Hotmail).

Outlook es, por lo tanto, un programa instalado en tu computadora que se conecta cada cierta frecuencia de minutos al servidor donde recibes los correos de las cuentas de tu dominio, y los descarga para que puedas leerlos y responder cómodamente desde tu PC.

Me parece importante que tengas en cuenta ésto último ya que de ahí se desprende toda la configuración que tenemos que hacer para agregar un cuenta de correo a Outlook.

Esta configuración básicamente consiste en indicarle a Outlook la dirección del servidor, la contraseña y otras opciones de acceso para que pueda conectarse al servidor.

Ventajas y desventajas de Outlook

Siempre que me consultan insisto en que Outlook no es para todo el mundo. Incluso yo mismo no lo uso para gestionar mis direcciones de correo. Ésto depende mucho de la forma en que esté organizada tu empresa.

Ventajas de Outlook

Las principales ventajas de gestionar tu correo con Outlook son:

  • Outlook es un programa que lleva muchos años en el mercado por lo que cuenta con una interfaz de usuario muy estudiada y práctica, que lo hace apto para un uso profesional e intenso del correo electrónico.
  • Permite gestionar múltiples cuentas de correo desde el mismo lugar.
  • Permite clasificar el correo en carpetas o marcarlo con colores, y llevar una agenda de contactos profesional.
  • Permite crear reglas de mensajes para clasificarlos automáticamente a medida que van llegando.
  • Libera el servidor, con lo cual la capacidad de almacenamiento depende del tamaño de tu disco rígido (no de tu cuenta de hosting). Ésto lo hace apto para recibir archivos adjuntos muy grandes.
  • Al ser un programa instalado en la PC su interfaz es más ágil que los servicios web.

Desventajas de Outlook

  • Solo podrás acceder a tu correo desde la PC o portatil donde está instalado Outlook.
  • La seguridad de tu correo depende de que hagas backups periódicos de tu disco rígido.
  • Si hay algún problema con el equipo es posible que pierdas acceso a los emails descargados hasta que un técnico repare el equipo o recupere los correos.

¿Para quién es Outlook entonces?

Depende mucho de las preferencias de cada uno pero, en mi opinión, Outlook es practico para empresas donde cada persona del equipo consulta su propio correo desde su puesto de trabajo. O bien donde hay una secretaría que se ocupa del correo electrónico.

Si por el contrario quieres tener acceso a tu correo tanto desde la oficina como desde tu casa y desde el móvil, Outlook no será tu mejor opción.

Aunque hay profesionales que prefieren utilizar Outlook desde su computadora portatil, llevándola a todos lados, porque les resulta más práctico que un webmail.

La decisión es tuya 😉.

Agregar tu primera cuenta a Outlook

Cuando iniciamos Outlook por primera vez lo primero que se activa es el asistente para añadir una nueva dirección de correo. Esto se debe a que no es posible iniciar Outlook sin que haya al menos una cuenta de correo configurada.

Iniciar Outlook por primera vez

En el cuadro ingresamos la dirección de correo de nuestro dominio que vamos a añadir a Outlook y tenemos que prestar especial atención al enlace Opciones avanzadas que hay debajo.  Haciendo clic en la flecha se despliega una casilla de verificación.

Asistente de configuración de Outlook

Es importante que marques la casilla Permite configurar manualmente mi cuenta ya que de lo contrario el asistente de configuración iniciará una configuración automática que, en la mayoría de los casos no funciona con direcciones de correo con dominio propio.

Ahora sí hacemos clic en Conectar y vamos al paso siguiente.

Elegir cuenta POP

En este paso simplemente vamos a elegir la opción de correo POP.

Y pasamos directo a la tercera pantalla del asistente de configuración de Outlook, la más compleja de todas las que tenemos que completar.

Todos los datos que van en esta pantalla te los debe indicar tu proveedor de hosting o del servicio de correo corporativo que tengas contratado, así que contacta con ellos si es que no te enviaron aún la información.

☀ En el caso del servicio de correo que ofrecen Aventura Digital y Correo Corporativo Org, los valores que figuran en esta guía son los que debes utilizar.

Presta especial atención para escribir correctamente los servidores, puertos y demás opciones ya que cualquier error hará que Outlook no se pueda conectar a tu servidor de correo corporativo.

Configuración de la cuenta POP

Correo entrante

Las configuraciones de correo entrante son las que permiten que Outlook se conecte a tu servidor de correo y obtenga los nuevos mensajes que hayas recibido. Outlook descarga todos los mensajes nuevos que haya en el servidor para que puedas leerlos en Outlook.

Servidor: es la dirección del servidor donde se encuentra tu correo.

✦ Puerto: es el puerto a través del cuál Outlook debe conectarse.

Conexión cifrada: SSL y TSL son los protocolos de conexión que hacen que la información viaje encriptada entre el servidor y Outlook.

Autenticación de contraseña: es una medida de seguridad que permite validar mejor tu conexión al servidor.

Correo saliente

Las configuraciones que se encuentran en la parte de correo saliente son las que permiten que Outlook pueda enviar emails a través de tu servidor de correo corporativo.

Servidor: es la dirección del servidor de correo que enviará los mensajes.

✦ Puerto: es el puerto a través del cuál Outlook debe conectarse.

Método de cifrado: TLS o STARTTLS es el protocolos de conexión para cifrar la información que se envía a tu servidor de correo.

Autenticación de contraseña: permite validar que quienes enviamos el mensaje somos realmente nosotros y ayuda a evitar que se clasifique como spam.

 

Una vez que hayas completado todas las opciones indicadas con los valores que te provea tu servicio de correo corporativo estás listo para hacer clic en Siguiente y pasar al último paso del asistente de configuración de Outlook.

Es importante que antes revises de haber escrito correctamente los servidores y puertos, así como el resto de las opciones ya que cualquier dato incorrecto hará que Outlook no pueda conectarse.

Configurando una cuenta POP en Outlook

Contraseña: La contraseña que se te pide en este último paso del asistente de configuración de Outlook es la que utilizas para acceder al webmail de tu cuenta.

No es la contraseña del panel de administración de tu correo sino la contraseña de la cuenta en particular que estés agregando a Outlook.

Luego haces clic en Conectar y verás una pantalla como la siguiente.

Y si todo salió bien, Outlook te lo indicará con el siguiente mensaje.

En esta misma pantalla tendrás la posibilidad de añadir otra cuenta más a tu Outlook o simplemente hacer clic en Hecho para concluir el asistente de configuración.

Sin embargo quedan un par de cosas por configurar en Outlook para que todo funcione correctamente.

La bandeja de entrada de Outlook

Ni bien cerramos el asistente de configuración pasamos a la bandeja de entrada de Outlook, donde podrás ver como comienzan a descargarse los emails que tuvieras en el servidor hasta éste momento.

Bandeja de entrada de Outlook

Quizás pienses que con ésto ya está y que puedes comenzar a usar tu cuenta de correo corporativo desde Outlook sin más, pero hay un ajuste que considero muy importante y que no se hace desde el asistente de configuración.

Configurar la información de la cuenta

Para eso tenemos que ir a la configuración de la cuenta haciendo clic en Archivo del menú superior y luego buscamos la opción Configuración de la cuenta, según se muestra en la captura de pantalla de abajo.

Configuración de la cuenta de correo en Outlook

Y en la pantalla de configuración de la cuenta seleccionamos la cuenta y hacemos clic en Cambiar.

En el siguiente paso vas a tener la posibilidad de ingresar dos valores que son muy importantes.

Nombre: es el nombre que aparece como remitente en las bandejas de entrada de las personas a las que escribas. Por eso es muy importante colocar bien este dato, que Outlook no te lo pide al momento de agregar la cuenta.

Dejar una copia de los mensajes en el servidor: esta opción también es muy importante ya que, de forma predeterminada aparece marcada, pero considero importante desmarcar.

Si vas a gestionar tu correo directamente desde Outlook no tiene sentido dejar los mensaje guardados en el servidor. Esto podría provocar que se sature, sin darte cuenta, la capacidad de tu cuenta de hosting y que empieces a experimentar problemas con la recepción de emails.

Agregar otra cuenta más a Outlook

Lo que vimos hasta ahora es la forma de agregar una cuenta a Outlook por primera vez. Pero cómo hacemos si queremos agregar cuentas adicionales. Ya sabrás que Outlook tiene la capacidad de gestionar varias direcciones de correo electrónico al mismo tiempo.

Para agregar una cuenta de correo adicional hay que ir a la opción Archivo del menú principal.

Agregar otra cuenta a Outlook

Luego vas a ver el botón Agregar cuenta.

Cómo configurar Outlook

Cuando hacemos clic en Agregar cuenta se activa el mismo asistente de configuración de Outlook que ya utilizamos para añadir la primer cuenta de correo. A partir de acá todo el proceso es idéntico.

¡Ahora sí terminamos! Con las configuraciones que acabamos de hacer ya puedes gestionar las cuentas de correo de tu dominio de forma simple y desde tu computadora gracias a Outlook.

 

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